Modernisation de la correspondance pour un leader de la santé et de la recherche de premier plan

Leader américain de premier plan dans le domaine de la santé et de la recherche

Une organisation de santé de premier plan était confrontée à d’importants défis avec son système de gestion de correspondance obsolète basé sur un mainframe. Ce système était essentiel pour générer et gérer toute la correspondance imprimée avec les patients, les tuteurs et les prestataires référents. Cependant, le système vieillissant avait du mal à répondre aux exigences croissantes d’efficacité, de personnalisation et de conformité dans un environnement de santé moderne. L’organisation était limitée dans la génération et la modification de la correspondance, dépendante de processus manuels pour la création et la gestion des communications avec les patients (entraînant des retards et des inefficacités), manquait d’intégration robuste avec les systèmes d’impression et de tri à haut volume (provoquant des goulets d’étranglement opérationnels), et gérait de manière inefficace les mises à jour des données des patients et des tuteurs (risques potentiels de non-conformité et d’erreurs de communication). Le fournisseur de soins de santé recherchait une solution moderne et évolutive pour remplacer son système legacy et rationaliser ses processus de correspondance.

Artech a mis à profit son expertise en technologies Adobe et en solutions d’entreprise pour concevoir et mettre en œuvre un système de gestion de correspondance de pointe adapté aux besoins du fournisseur de soins de santé. Les composants clés de la solution comprenaient :

• Conception et mise en œuvre d’un système de remplacement utilisant Adobe AEM Forms, intégrant Process Server, Content Services, Forms et Output, pour rationaliser les flux de correspondance et offrir une solution évolutive capable de gérer une correspondance à haut volume avec un support robuste pour la croissance future.
• Collaboration étroite avec le fournisseur de soins de santé pour concevoir une interface utilisateur personnalisée permettant aux utilisateurs de consulter, modifier et gérer les lettres à partir de modèles spécifiques aux départements, et gestion du développement et des tests des nouvelles interfaces utilisateur pour garantir une expérience fluide.
• Développement d’une application pour générer dynamiquement des lettres à partir de modèles, permettant une création et une révision efficaces tout en implémentant une fonctionnalité « late-bind » pour intégrer les données les plus récentes des patients et tuteurs au moment de l’impression et automatisation de la génération de lettres de rappel et des flux d’impression pour le centre d’impression principal de l’organisation.
• Conception d’un moteur d’impression supportant plusieurs sélections de bacs d’entrée et l’insertion de codes-barres DataMatrix pour le suivi, permettant la génération de flux d’impression simple et recto-verso afin d’optimiser les opérations d’impression et de tri à haut volume sur les imprimantes Xerox.
• Fourniture d’une gestion de projet de bout en bout pour assurer la livraison dans les délais et l’alignement avec les objectifs organisationnels, tout en accompagnant les équipes de développement internes et en augmentant les ressources pour respecter les jalons critiques du projet.

La mise en œuvre du nouveau système de gestion de correspondance a produit des résultats transformateurs pour le fournisseur de soins de santé :

• Économies annuelles de près de 1 million de dollars sur la main-d’œuvre et les coûts postaux en optimisant les flux d’impression et en utilisant les capacités avancées de trieur/inserteur déjà disponibles dans l’infrastructure de l’organisation.
• Réduction des efforts manuels et du temps de traitement grâce à des flux automatisés, permettant au personnel de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée tout en améliorant la scalabilité et la fiabilité pour gérer des volumes croissants de communications avec les patients.
• Minimisation des erreurs et respect des normes de communication en santé grâce à la liaison dynamique des données et aux mises à jour automatisées.
• Amélioration de l’efficacité opérationnelle grâce au regroupement asynchrone du moteur d’impression, maximisant le débit et offrant une fonction de redémarrage robuste, réduisant les temps d’arrêt et garantissant un traitement fluide.
• La solution d’Artech a permis au fournisseur de soins de santé de moderniser son infrastructure de communication, d’améliorer l’efficacité opérationnelle et d’accroître l’engagement des patients tout en garantissant la conformité et la précision.